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费用报销如何管理控制

时间: 2015-06-24 整理: www.hknianshen.com 编辑：香港公司年审来源：互联网点击: 次

     公司的费用尤其是业务招待费、差旅费是很有猫腻的;就我在内部审计工作中遇到的来看,个人觉得比较有典型有猫腻的还有小车费、会务费和二级明细中的“其它”,都是能隐藏东西的,是违规套取资金和不正常交易的舞弊与腐败的箱子,不过需要说明的是一般情况下公司在这个箱子里涉案金额都不是特别大,涉案主体多是经常报销的人员(比如销售部的业务经理)。
      在今天的很多的企业中,只要报销的发票足够和符合内控的签字程序,在财务上基本都是畅通无阻的就入账了。由于涉及报销费用的单笔金额一般都不是很大和年度核算的报销业务笔数较多,给审计也带来了一定的难度,想要完全审查出来也不现实,公司更多的还是自身内部加强管理控制来降低公司的机构运行成本。
      费用审计中,外部审计师关注的一般是费用整体公允性(执行审阅和分析性复核的审计程序)和大额的支出的真实性(抽查会计凭证),不过在我们内部审计师眼里,我们关注的要比外部审计师关注的更深入和全面一点比如支出的合理及必要性,账务处理是否存在涉税风险等。我们完全有可能在风险评估后让我们产生质疑的较多情况下,会对某些费用明细项目的100%进行审计。只要是存在舞弊和腐败,一位合格的审计师是不会让它沉睡于帐套中的,审计工作底稿一定会有特别标注的存在。下文,我就对在工作中遇到的费用审计总结一些费用管理和风险防范的看法,一与各位审计同仁共勉,二也可以给某些人提供反审计的策略,嘿嘿。这里我们主要探讨业务招待费、差旅费、小车费、会务费。
      在内控健全和治理完善的公司,每一种费用的管控会导致相应的舞弊成本增加和舞弊机会减少,企业尤其是民企一定要加强费用的管控,不能给某些蛀虫有轻易侵蚀企业资产的机会。
      A.业务招待费是需要纳入到严格的考核和管理中,支撑业务招待费真实发生的文件有:
      1)业务招待费审批单(注明:审批和业务日期,业务经办人,招待对象名单及人数,陪同名单及人数,人均限额标注)
      2)合规的发票
      3)其它单据(例如宴请有盖章的点菜酒水单,些许情况还可以有照片!)
      4)如果是现金交易还必需有收款方的有效收据
      B.支撑差旅费的真实发生的文件应有:
      1)出差申请的审批单
      2)出差实际情况的确认单(不限于分支公司人资的确认)
      3)出差的每日实际行程单
      4)合规的车船和餐饮住宿发票
      5)其他单据
      C.小车费严格的管控,其真实发生的支撑文件有:
      1)驾驶员逐日填写随车的行程表(起止地点,住宿地点,起止公里数,加油情况,随车人员,出车目的,路过什么高速等)
      2)驾驶员每天将自己的行程表的随车情况短信告知公司行政部,由行政部再填写一份行程表
      3)取得的加油发票,必须让加油站打印公司名字或车号
      D.会务费一般情况下核算的笔数较少,但是一般企业核算的支出都是很混乱的,支撑会务费真实发生的文件有:
      1)会务审批单
      2)会务进程单
      3)出席签到单
      4)合规的发票
      5)费用的预算情况
      6)会务现场照片(必须具备)
     我们在实际中遇到的费用一般情况是什么样子呢?
     首先说招待费,一般公司的业务招待费核算附件也就是有发票(定额发票较多),而且发票都还不一定就合规有效,笔者曾遇到一家公司年业务招待费约100万,附件几乎都是填制的报销单和定额的餐饮发票,在这种情况下无疑对业务招待费的舞弊留下了很大的空间;需要补充一个方面,各位同仁都知道业务招待费是不能完全在所得税税前抵扣的,因此为了公司的涉税利益,对核算进入业务招待费的支出是需要严格把关,明确支出产生的实际情况和费用性质,准确将费用支出归类到合适的费用明细项目(例如福利费,差旅费等等)。在我的审计中我遇到过两个处理比较极端的,第一个例子:只要是定额的餐饮发票都进入业务招待费核算,例如公司在附近的农民手上租了两条狗看管仓库的大门,每月给农民400元的狗的生活费(用定额发票入账业务招待费,记账摘要:缴纳本月狗的生活费),试问有业务招待狗的吗?)。另一个极端处理例子:只要是报销吃饭的都核算到业务招待费,例如某公司销售部六七十位业务员每月都会组织部门例会(其实也就是吃饭聚聚),我认为这类费用是公司销售机构运行的日常费用,具有对内的性质,而业务招待费多有对外的性质,那么分支机构招待总部到访人员的支出也是否应列入业务招待费呢?。
     其次说说差旅费,在内控不健全的公司,差旅费报销往往也是舞弊套取资金的渠道,多表现在:
     1)住宿发票和出差行程单不一致
     2)报销组成的发票单位和金额不协调
     3)不正规的车船票(如定额的手撕车票,或与行程不对应的车船票)
     4)向服务商交足税额多开发票。需要再补充说明的是某些公司在差旅费中的误餐生活补助很高地话,需要注意金额控制,否则被税务稽查视同为职工变相支付薪酬而逃避个税的产生涉税风险。
     说说小车费吧,这个核算的内容很广泛,什么维修费,汽油费,路桥费等等,原始凭证多而一般都很杂,如果对小车费的控制很薄弱,那对审计来说可是相当的难,因为他一般核算金额不大而原始凭证多杂乱,驾驶员随便在报销里可以塞一张四五百块钱的油票。最后说会务费,舞弊的很多就是利用会务费没有照片和签到(这可能会涉及到出席会议的考勤)的内部控制!
      在费用的管控程序脱钩和薄弱的情况下,我们审计师应怎么应对,揭示舞弊和防范风险呢?我认为可以从以下入手:
      1.评估费用报销支出情况(例如审阅明细账,编制费用明细表,纵横的数据分析比较,这需要对数据有着高度的敏感和职业怀疑—只要是人为多次参与的审计事项,我们审计评估的风险一般不会很低)与公司的生产经营是否相符。
      2.在辅助核算账中获取分部门分员工分月份报销的情况并进行数据的多层次结构的分析来确认审计的重点对象(不仅局限于分析出来的异常)。
      3.定额餐饮发票连号统计,如果出现不同业务日期或者不同报销人员出现的发票连号,则很有可能存在买票找票报销的舞弊嫌疑。
      4.可对报销人的行为风格有一定的评估,例如某人的在生活是一个很节约的,而报销的费用却趋近于报销标准,则可能存在舞弊的嫌疑,如不排除存在补交税款让供应商多开发票。审计师可以视情况以消费者方式向供应商取证。
      5.对于取得的不合规的发票(未注明数量金额和抬头)和大量连号的地税定额发票,需要引起警觉可能存在舞弊,尤其是入账核算的机打发票(公司应要求经办人取得的机打发票应抬头公司的全称,和取得的定额发票注明开具日期并加盖发票专用章)。
      6.其他方面,例如可以将费用中的相应人员的考勤结合等等起来,例如某人招待费舞弊,有A在陪同,可是经查A当天在外地出差而不可能参与招待陪同,这显然不符合常理。
      7.仔细阅读公司费用报销的管理办法,针对其费用的管理控制是程序否完善和合理,并在费用审计中关注其管控是否严格执行。
      任何公司都可能存在舞弊,而对舞弊仅仅依靠审计的力量来揭示显然是不可能的,审计师不是万能的。因此防范舞弊和舞弊,保障公司的资产不受侵占,避免产生涉税风险和管控企业的经营风险,关键是要在与企业自身加强内部的管理控制和违规的严格责罚制度,让舞弊腐败的成本尽可能加大和机会尽可能减少。