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案例解析建立内控制度

时间: 2015-06-04 整理: www.hknianshen.com 编辑：香港公司年审来源：互联网点击: 次

       某检察机关接到一个举报电话，反映A生物制品厂厂长盛某将大量的销售货款截留在代理出口单位甚至转移。接到举报后，检察机关即开展了调查，发现盛某通过少开发票的手段，截留贪污了销售款400多万元，并通过代理出口单位将贪污的货款转移到了其私人开的企业。调查中还发现，该厂财务管理混乱为盛某贪污行为大开了方便之门：财务科根据盛某的指令开具销售发票，盛说多少就是多少；仓库里没有库存明细帐及货物进出库记录，销售成本按估算的毛利率计算；产成品因为只有总帐，所以产品存货应该是多少，谁也说不清，以至于通过库存盘点，实物结存数量与按产成品总帐计算出的产品单位成本大大超过售价。也正是通过这个不正常现象，顺藤摸瓜，彻底查清了盛少计收入成本、贪污货款的事实。
      案例点评
      这是一个典型的缺乏内控制度的案例。其实盛某的手法并不高明。按照企业内部控制的要点，这个单位只要对各个环节稍加控制，盛也不至于如此胆大妄为。
正是由于至少存在以下几个方面的内部失控，才致使盛的犯罪行为得以实施。
      （一）成品出库到销售到货币回笼缺乏稽核
      内部会计控制规范第十条指出，单位应当建立实物资产管理的岗位责任制度，对实物资产的验收入库、领用、发出、盘点、保管及处置等关键环节进行控制，防止各种实物资产被盗、毁损和流失。
      本案例中“A厂”的仓储部门发货人员应该根据加盖现金收讫章、银行收讫章的发货凭证或经授权批准的赊销通知书发货；发货时应对商品的品种、规格、数量等进行认真复核；大宗的、大额的发货还应有第三人进行复核；赊销通知书及盖有货币收讫章的发货凭证，应及时返回财务部门，作为记录应收账款或销售款的依据。这样，厂长随心所欲地发货就能避免。
      再者，如果财务部门能根据发货凭证逐笔登记存货明细账，并定期与销售部门的销售业务登记簿核对；与仓储部门的存货明细账、存货收发存日报表或月报表核对，厂里发出的货与收到的货款对不拢的问题当时就会暴露出来。
      （二）销售发票缺乏严格的控制。
      销售发票是会计正式记录销售收入的标志，若对其控制不严，会导致企业财务状况反映不实和舞弊行为的发生。
      1、开具发票时没有以客户的购货定单、发货通知单等为准，而是先将“A厂”的货给出口单位，然后按盛某的指令开发票，使大部分销售款“飞过海”。
      2、填制发票上的数量没有依据发货通知单上载明的实际发运的货物数量记录。其实，只要将发货运单与订货单、销售单一核对就能发现其中的蹊跷，但企业没有设立这一层面的内控制度，这也给盛以可乘之机。
      3、开票人编制的发票金额和其他内容没有主管复核，这本来是发现盛的犯罪行径的最后一道关卡，但在盛的高额贿赂下，“监督人”睁一只眼闭一只眼，盛也就肆无忌惮了。
      （三）对应收账款缺少必要的管理。
      1、应收账款的记录必须以经销售部门核准的销售发票和发运单等为依据，以防止应收账款少列或虚列。但在“A厂”，确认应收账款，只有销售发票没有发货单。销售发票对应发货单这是一道监控程序，而“A厂”因为缺乏管理制约，厂长一手遮天，以至最起码的内部控制功能都不能实施。
      2、对应收账款的管理缺乏控制。盛可以轻易地偷逃销售收入，随意地转移资金，把应属于公家的大笔钱款捞进自己腰包。如此肆无忌惮地造假和转移资金是与企业没有建立应收账款管理机制和货币资金周转的严格控制有直接的关系。
      （四）缺乏成本管理和存货清查制度
      存货成本呈现居高不下，异常情况一目了然，而该厂从上到下居然麻木不仁，熟视无睹。由于没有库存明细帐以及相应的进出库记录，以至库存商品一笔糊涂账。盛的案件固然已经东窗事发，但如此混乱的管理，就敢说该厂没有其他舞弊行为？
      从该案例还可以看出缺乏内部控制，将导致对企业的管理者缺少必要的约束机制，上至经营者下至普通职工，应该在内部控制制度面前一律平等，或者从某种意义上来说，内控制度首先要约束的对象就是拥有权力者，因此，建立一个科学严密的内控机制和控制环境，是内部控制制度得以有效实施的前提，否则企业管理者的权力若得不到制约，表面上订得再漂亮的内部控制制度，也会在“老板”的权威之下失去功能。