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装订保管会计档案的重要性

时间: 2014-11-14 整理: www.hknianshen.com 编辑：香港公司年审来源：互联网点击: 次

会计档案是会计信息系统的产物在时间维度上的积累。它不仅能完整的呈现出企业经济活动和组织发展的历史画面，而且能为管理当局的会计预测、决策、控制提供依据。因此，会计档案管理具有十分重要的意义。
财务人员在工作中应这样保管会计档案：
1.凭证的装订与保管会计凭证是单位会计档案的重要组成部分，会计凭证一般以月为单位，财务人员需要对每月的会计凭证及时装订，以便于查找与保存。凭证装订的时间一般在当月结帐工作完成后，不应积攒甚至杂乱的堆放。
各单位应配备财务装订用工具，如装订机、装订线、装订针等，也可以使用重型订书机，使用比较简单方便、省时。凭证的装订有配套的凭证封面、封底、包角，装订前的一些准备性日常工作也不要忽视，日常保持凭证存放整齐有序，每月在编制凭证的同时，根据凭证编号大体分册，用大铁夹或长尾夹稳固下来，便于装订成册。
装订时，把当月全部凭证做个估算，大约平均分成多少册合适？将封面、记账凭证、封底、包角放好，反复罗列检查是否整齐有序，然后用重型订书机将左上角订牢，包好包角，完成装订。最后把封面凭证起止日期、册数、凭证号数等等相关内容填写完整，加盖公章。
2.账簿的装订与保管日前，手工账簿已越来越少的发挥其作用，财务软件的功能使凭证在录入后自动生成了帐薄。现金日记账、银行日记账可以根据管理需要每月打印，总分类账、明细分类账可以以年度为单位，打印成纸制账簿，装订成册保存。
3.财务报告类的装订与保管月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告也是会计档案重要的组成部分。各类报表在编制完成时应做好电子文件存档工作，同时根据需要打印纸制报表，按报表所属期间、性质做好分类保管。
4.其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、合同文件等其他应当保存的会计核算专业资料。经济合同比如单位购销合同等，是财务收付款的重要依据，归属财务人员负责保管的，应认真保存，对履行完毕的合同分门别类做好保存。财务人员还应做好单位财务文件的保管工作，明确保管人员及场所，定期整理立卷，装订成册。

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